Choisir une salle : Comment faire ? Vous remarquerez que les prix brillent souvent par leur absence sur les sites présentant les salles de réception. Il faut souvent prendre directement contact avec les gérants et demander un devis pour voir de quel budget il retourne. Mieux vaut faire cette démarche par mail plutôt que de demander directement un rendez-vous, cela vous épargnera souvent un aller-retour inutile. Nous allons vous expliquer comment faire une prise de contact et devis !

 Choisir une salle : Le premier contact

Dans ce premier mail doivent figurer les informations suivantes :

• Le type de réception prévu, ici un mariage ;
• Le nombre de convives approximatifconvives approximatif ;
• La période à laquelle vous souhaitez vous marier ;
• Dans le cadre d’un établissement qui propose plusieurs salles, laquelle vous intéresse.

Vous trouverez ci-dessous un modèle de mail

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Bonjour,

Je me permets de vous écrire car je me marie l’année prochaine/dans quelques mois et suis très intéressée·e par votre salle préciser le nom si l’établissement en propose plusieurs.

Il s’agirait d’une réception comptant XX à XX adultes et environ XX enfants.

Nous souhaiterions nous marier l’année prochaine/dans 6 mois/tel mois/telle date. Vous reste-t-il encore des disponibilités pour cette période ? Si tel n’est pas le cas, quelles dates proposez-vous entre tel mois et tel mois ?

Auriez-vous de la documentation précisant vos tarifs que je pourrais consulter ?

Je vous remercie d’avance et vous souhaite une bonne journée.

Cordialement,

Votre nom

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Choisir une salle : La réponse qui en dit long

La manière dont les gérants vont vous répondre participera à votre choix et vous permettra de faire une première sélection.

Réponse à retardement

On passe à la suivante ! Si les gérants mettent plus de 15 jours à répondre à une demande de devis, qui nous dit qu’ils seront disponibles pour répondre à nos questions pendant l’organisation ?

Réponse rapide mais devis trop élevé

• Tant pis !
• Super coup de cœur, on tente le tout pour le tout !

Est-ce que les tarifs sont les mêmes toute l’année ou s’ils baissent en période creuse ?

Réponse 1 des gérants: Les prix restent les mêmes.

• C’est vraiment trop cher…
• On peut aller voir si ça vaut vraiment le coup et on fera des économies ailleurs.

Réponse 2 des gérants: Les prix varient.

• La salle est bien mais de là à décaler le mariage…
• Un mariage en hiver c’est joli aussi !

Réponse rapide, prix raisonnable mais indisponible à la période souhaitée

On peut aller voir et décaler la cérémonie si la salle nous plaît vraiment. On n’est pas pressés.

Réponse rapide, prix raisonnable et disponible au moment souhaité

Elle est pas belle la vie ?

• Non.
• On visite !

Dans un second temps : les questions à poser 

Souvent, les établissements ont une plaquette de renseignements qu’ils vous envoient suite à votre mail. Vous y trouverez quelques informations dont voici les plus importantes.

• À partir de quand avez-vous la salle : la veille, dès le matin ?
• Jusqu’à quand disposez-vous la salle ? 2 heures, 4 heures du matin, jusqu’au lendemain…
• Est-ce qu’ils s’occupent de la mise en place des décorations, du centre de table, etc. Ou est-ce à vous de vous en charger ?
• Est-ce qu’il y aura des heures supplémentaires à payer aux prestataires sur place à partir d’une certaine heure ? Généralement, à partir de 8 heures de prestation, il y a des heures supplémentaires à payer aux serveurs.
• Qui s’occupe du ménage ?
• Si des choses sont prévues en extérieur, quel est le plan B en cas de pluie ?
• Si l’établissement dispose de plusieurs salles pour les événements, quels espaces vous sont réservés ?
• Si l’évènement a lieu en hiver, est-ce que la salle est chauffée ?
• Quelles sont les modalités de paiement ?
• Est-ce que le DJ et/ou le traiteur sont imposés ?
• Est-ce qu’il y a un droit de bouchon ?
• Est-ce qu’il faut louer le mobilier ?
• Est-ce que l’éclairage de l’extérieur est en supplément ?
• Vous pouvez également avoir des questions spécifiques à vos besoins.
• Est-ce qu’il y a une pièce dédiée pour les enfants ?
• Est-ce qu’il y a un accès pour les personnes à mobilité réduite ?
• Est-ce qu’il y a des chambres où les invités peuvent loger dans l’établissement ?
• Est-il possible d’amener des boissons et des compléments de nourriture ?
• Est-il possible de n’inviter des gens qu’au vin d’honneur ?
• Est-il possible d’organiser une cérémonie laïque dans la salle ?
• Est-ce qu’il y a un endroit où on peut faire des photos aux alentours de la salle ?
• Est-ce qu’ils recommandent des prestataires avec qui ils ont l’habitude de travailler ?
• Cela fait beaucoup d’informations mais, ne vous inquiétez pas, ils ont l’habitude et mieux vaut avoir tous les éléments pour prendre sa décision et ne pas avoir de mauvaise surprise. Maintenant vous savez comment faire une prise de contact et devis.